Делай проще: профессор из США 12 лет ведет все свои дела и проекты в 1 txt-файле

Как вы знаете я не люблю загружать голову лишней информацией и стараюсь все задачи, идеи, мысли и переживания переносить на бумагу (преимущественно электронную). Я уже писал о системе Zettelkasten, которая помогает мне накапливать и эффективно использовать информацию, полученную из книг и статей. Рассказывал и о системе ведения дневника по методу 4-х блоков осознанности.

Оперативные задачи я веду в приложении TickTick, а агрегирую весь этот зоопарк из разных типов записей и ToDo листов и приложении Notion. Все важные куски моей системы для управления своим временем и жизнью расположены в едином окне, я называю его Центр управления полетами. Я понимаю, что возможно система кому-то покажется достаточно тяжеловесной, но за годы работы с различными системами, я как-то эволюционно пришел к такому формату и он меня полностью устраивает.

Если вам интересно узнать подробнее, как работает мой Центр управления полетами – пишите в комментариях.

При этом я все так же с интересом читаю, как организуют свое рабочее пространство другие люди. Недавно я натолкнулся на историю Джеффа Хуанга – профессора компьютерных наук в Университете Брауна. Джефф специализируется на оптимизации поисковых машин для Microsoft Research, Google, Yahoo и Bing.

Интересно, что имея впечатляющий математический бэкграунд за спиной, он использует очень простую систему для ведения своих дел и проектов. Более 12 лет Хуанг ведет все свои заметки, дела и проекты в одном текстовом файле! Да-да вы не ослышались – простой .txt файлик для всего! Вот как работает его система:

В течение дня Джефф добавляет задачи и встречи в Гугл-календарь. Он не использует отдельные карточки привязанные к часовым отрезкам, а пишет всю информацию в 1 карточку дня – например, «приготовить журнальный столик на семинаре» или «выяснить, как набрать новых аспирантов».

Каждую ночь перед сном профессор копирует все пункты своего календаря и добавляет их в конец текстового файла в виде ежедневного списка дел, чтобы точно знать, что делать. когда проснется.

“Этот список содержит запланированные задачи (встреча с Мадонной в 14:00, рабочее время в 16:00), поручения (подписать форму, вернуть книгу) и рабочие элементы (просмотреть документ, подготовить презентацию) – рассказывает Джефф. – Все, что я не хочу делать завтра, я верну в свой календарь на более поздние даты. После 12 лет занятий этим я довольно хорошо научился прикидывать то, что я могу закончить за день.”

Для того, чтобы было проще искать информацию в файле, Джефф использует единый стиль сокращений. Например, все запланированные в файле встречи у него начинаются со слов “meet with” (встретиться с). Кроме того Хуанг использует теги, например #idea для новых идей, которые нужно пересмотреть, когда нужны идеи проектов, #annual для вещей, которые нужно включить в следующий годовой отчет, #nextui для вещей, которые нужно добавить в следующий раз, когда будет запускать курс пользовательского интерфейса.

Выполненные задачи автор не удаляет из файла, а оставляет, чтобы сохранить историю и при необходимости посмотреть, чем он был занят в конкретный день. Кроме того, в течение дня он вносит заметки, мысли в файлик, это позволяет вернуться к каждой конкретной встрече (протокол встречи) или задачи и проверить записи.

Джефф пишет, что его файл сейчас содержит 37 773 рукописных строк и в нем в документируется все, что он делал в течение 12 лет, указаны почти все люди, с которыми он встречался, а также заметки о том, что обсуждалось на встречах, записанные идеи.

Для того, чтобы файл можно было использовать с любого устройства профессор хранит его на своем домашнем компьютере и использует удаленный доступ к своему рабочему столу.

Вот такая простая, но одновременно эффективная система, которая не нуждается в платных приложениях и сервисах.